Tổ chức sự kiện sinh viên—từ hội thảo khoa học, văn nghệ đến ngày hội thể thao—đều tiềm ẩn rủi ro về an ninh. Dưới đây là checklist chi tiết giúp đội ngũ bảo vệ và ban tổ chức phối hợp chặt chẽ, đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi, an toàn.
1. Khảo sát và đánh giá rủi ro trước sự kiện
- Xác định loại hình sự kiện: Qui mô (số lượng người), địa điểm trong nhà hay ngoài trời, thời gian kéo dài.
- Phân tích mối nguy: Đám đông quá tải, trộm cắp, tai nạn sân khấu, cháy nổ.
- Báo cáo đánh giá: Lập báo cáo rủi ro chi tiết, đề xuất số lượng nhân sự và trang thiết bị cần thiết.
2. Phân công nhân sự và trang bị
- Chia ca bảo vệ: Ca lễ tân, ca tuần tra sân khấu, ca kiểm soát lối vào, ca xử lý khẩn cấp.
- Thiết bị cần có: Bộ đàm, gậy an ninh, đèn pin, vòng bảo hộ, bình chữa cháy mini.
- Trang phục đồng bộ: Đồng phục rõ tên công ty, đeo thẻ và phù hiệu để dễ nhận diện.
3. Kiểm soát ra vào và vé mời
- Chốt chặn lối vào chính và phụ: Sử dụng cổng barie mềm, bàn soát vé.
- Kiểm tra hành lý: Dùng máy dò kim loại cầm tay và quan sát trực tiếp.
- Phân luồng khách VIP: Lối riêng, camera giám sát và nhân viên hướng dẫn.
4. Lập phương án xử lý sự cố
- Kịch bản khẩn cấp: Cháy nổ, đám đông hỗn loạn, ý đồ gây rối.
- Quy trình báo động: Kích chuông, đèn nhấp nháy và gửi cảnh báo đến trung tâm điều hành.
- Liên hệ khẩn cấp: Danh bạ công an, y tế, bảo trì sự kiện.
5. Công nghệ hỗ trợ giám sát
- Camera cố định và di động: Đảm bảo bao quát sân khấu, khu vực ăn uống và toilet.
- Phần mềm quản lý sự kiện: Theo dõi tín hiệu cảnh báo và vị trí nhân viên bảo vệ qua GPS.
- Đơn vị chuyên nghiệp: Tận dụng dịch vụ bảo vệ sự kiện từ Kians Security để có ekip kinh nghiệm và công nghệ tiên tiến.
6. Tổ chức diễn tập trước ngày hội
- Dry run: Thử kịch bản 30–60 phút trước khai mạc với toàn bộ nhân sự an ninh.
- Kiểm tra trang thiết bị: Bình chữa cháy, đèn exit-led, bộ đàm và âm thanh báo động.
- Điều chỉnh: Điều phối lại vị trí đội hình nếu phát hiện “điểm mù” giám sát.
7. Giao tiếp và phối hợp giữa các bên
- Họp khởi động: Trình bày checklist, nhiệm vụ cụ thể và số hiệu bộ đàm.
- Kênh liên lạc dự phòng: SMS nhóm hoặc App chat nội bộ.
- Liaison officer: Một cán bộ phụ trách kết nối ban tổ chức – bảo vệ – y tế.
8. Giám sát suốt sự kiện và rút kinh nghiệm
- Bản ghi sự kiện: Log sự cố, thời gian xử lý, kết quả.
- Debriefing: Họp rút kinh nghiệm ngay sau sự kiện, đề xuất cải thiện checklist cho lần sau.
- Báo cáo tổng kết: Gửi cho ban giám hiệu hoặc hội sinh viên.
Chi tiết nhất tại: https://kians.vn/dich-vu